「グリーンサイトの入力を誰かに任せたい」

そう思って検索されている方に、最初にお伝えしたいことがあります。

未来来来株式会社では、さまざまな企業のバックオフィス業務を外部から支援してきました。

その経験から感じているのは、

会社の事務負担は「入力すること」だけでは解決しない

ということです。

入力するためには、その前に情報を集めなければいけません。

情報が正しいか確認しなければいけません。

不足していれば担当者へ確認しなければいけません。

変更があれば更新しなければいけません。

そして担当者が辞めれば、次の人へ引き継がなければいけません。

これはグリーンサイトに限った話ではありません。

私たちが企業の事務業務を引き受けてきて何度も直面してきたのが、

「作業」ではなく「運用」が属人化している問題

です。

だから未来来来株式会社が考えるグリーンサイト入力代行は、単にパソコンへの入力作業を代わりに行うことではありません。

現場や経営者が抱えている事務作業を切り離し、会社として継続して回る状態をつくること。

そこまで含めて考える必要があると思っています。

グリーンサイトとは？

グリーンサイトは、建設現場で必要になる労務・安全衛生に関する情報や書類を、インターネット上で作成・提出・確認するためのサービスです。

作業員情報や車両情報など、一度登録した情報を再利用できるため、紙やExcelで同じ情報を何度も入力する負担を減らすことができます。

作業員の入退場管理や、契約内容によっては建設キャリアアップシステム（CCUS）とのデータ連携などもできます。

つまり本来は、

建設会社の事務負担を減らすための便利な仕組み

です。

ところが、システムが便利になったからといって、人間の仕事がすべてなくなるわけではありません。

システムが便利になっても「誰かが入力する仕事」は残る

これは私たちがBPOの仕事をしていて、とても重要だと感じていることです。

DXやAIを導入すれば、事務作業が全部なくなる。

そう思われることがあります。

実際にはそう単純ではありません。

例えばグリーンサイトを利用する場合でも、

作業員の情報は誰が集めるのか。

変更された情報は誰が確認するのか。

必要な資料は誰が整理するのか。

入力漏れは誰が確認するのか。

差し戻されたら誰が対応するのか。

新しい現場が始まったら誰が動くのか。

という仕事が残ります。

システムは入力を効率化してくれても、会社の仕事そのものを引き受けてくれるわけではありません。

ここを混同すると、

「便利なシステムを入れたのに、なぜか忙しい」

という状態になります。

問題は「入力時間」より、仕事が細切れに割り込んでくること

私たちがバックオフィス業務を扱う中で重要だと考えているのが、単純な作業時間だけで考えないことです。

仮に一つの入力作業が15分だったとします。

15分なら、自分でやった方が早い。

そう思うかもしれません。

しかし、

現場の仕事を止める。

パソコンを開く。

必要な情報を探す。

分からない項目を確認する。

入力する。

元の仕事へ戻る。

ということまで含めると、問題は「15分」だけではありません。

人間はスイッチのように、一瞬で仕事を切り替えられるわけではありません。

営業中に事務作業が入る。

現場管理中に確認の連絡が入る。

経営者が資料を探す。

また本来の仕事へ戻る。

この小さな中断が、一日の中で何度も発生します。

未来来来株式会社が事務代行で減らしたいのは、単なる入力時間だけではありません。

経営者や現場担当者の頭の中から「この事務処理をやらなければ」という仕事そのものを減らすことです。

グリーンサイト入力代行で外に出せる仕事

実際にどこまで外部へ委託できるかは、会社の運用や権限、依頼する事業者によって異なります。

例えば、入力代行の対象として考えられるのは、

・作業員情報の登録・更新
・現場情報に関する入力
・安全書類に必要な情報の入力
・登録済み情報の更新
・必要資料の整理
・入力状況の確認
・社内担当者への不足情報の確認

などです。

ただし、ここで未来来来株式会社が大切にしていることがあります。

「入力」と「判断」を一緒にしないことです。

会社側でしか判断できないことまで、外部スタッフが勝手に判断してはいけません。

そこで、

「この情報が来たら入力する」

「このケースは社内担当者へ戻す」

「ここまでは外部スタッフ」

「ここから先は責任者が確認する」

という線を決めます。

この線引きができると、外注はかなり使いやすくなります。

「全部丸投げしてください」と言わない理由

事務代行会社としては、

「全部お任せください」

と言った方が分かりやすいかもしれません。

しかし未来来来株式会社では、何でも無条件に丸投げすればいいとは考えていません。

会社には、その会社にしか分からない判断があります。

特に最初は、

「この場合はどうしますか？」

という確認が必ず発生します。

問題は、その確認をゼロにすることではありません。

一度確認したことを、二度、三度と社長に聞かなくても済むようにすることです。

ルールとして残す。

マニュアルにする。

スタッフ間で共有する。

次回から同じ基準で処理する。

この積み重ねによって、

最初は10回確認していたものを、次は5回にする。

その次は2回にする。

最終的には例外だけを確認する。

私たちは、この状態を目指します。

だから「担当者を一人付ければ終わり」でもありません

これは未来来来株式会社が事業を運営するうえで、かなり大切にしている考え方です。

特定の一人だけが仕事を理解している状態をつくると、その人が休んだり辞めたりした瞬間に業務が止まります。

社内の事務員を外部スタッフ一人に置き換えただけなら、

属人化する場所を社内から社外へ移しただけ

になってしまいます。

未来来来株式会社では、業務を引き継げる状態にしていくことを重視しています。

誰が担当するのか。

どの情報を使うのか。

どこまで処理するのか。

判断が必要になったら誰に聞くのか。

処理したものを誰が確認するのか。

これを整理します。

グリーンサイト入力代行でも、本当に会社の負担を減らすためには、

「入力できる人を探す」より「入力業務が回り続ける仕組みをつくる」

という視点が必要だと考えています。

AIでできることはAIへ。人間が必要なところには人間を

未来来来株式会社では、何でも人間にやらせることが正解だとも考えていません。

定型化できる作業。

自動化できる処理。

AIで補助できる仕事。

これらは、できるだけ効率化していくべきです。

一方で、

「この情報で登録していいのか」

「資料が不足しているので誰に確認するのか」

「前回と条件が違う」

「取引先からいつもと違う依頼が来た」

といった場面では、人間の判断やコミュニケーションが残ります。

だから、

AIか、人間か。

ではありません。

AIやシステムで減らせる仕事は減らす。

そのうえで残った業務を、人間が運用する。

そして、その人間もできるだけ経営者や現場担当者ではなく、バックオフィス側へ移していく。

これが未来来来株式会社の考えるBPOです。

グリーンサイトの入力を社長がやる必要があるのか？

私たちは企業の業務を見るとき、

「その仕事は、その人でなければできないのか？」

という視点で考えます。

経営者には経営者にしかできない仕事があります。

会社の方向を決める。

顧客と関係をつくる。

仕事を取ってくる。

社員を見る。

新しい事業を考える。

重要な判断をする。

現場の専門家にも、その人にしかできない仕事があります。

それに対して、手順を決めれば他の人でもできる入力作業を、経営者や現場の専門人材が抱え続ける必要があるでしょうか。

これは、

「事務仕事には価値がない」

という意味ではありません。

逆です。

事務は必要だからこそ、それを誰が担うかを設計する必要がある

ということです。

事務員を一人採用する前に、仕事を分解してみる

グリーンサイトの入力が大変になったとき、

「事務員を採用しよう」

という選択肢があります。

もちろん、それが適している会社もあります。

しかし、その前に一度、

本当に一人分の仕事があるのか

を考えてみてください。

グリーンサイト。

安全書類。

見積書。

請求書。

データ入力。

資料整理。

メール。

日程調整。

それぞれを分解すると、一つひとつは数時間、数十分の仕事かもしれません。

それなら、一人を採用して仕事を集める方法だけでなく、

必要な仕事だけを必要な分だけ外へ出す

という選択肢もあります。

未来来来株式会社が提供したいのは「入力する人」ではありません

私たちが目指しているのは、

「グリーンサイトを入力してくれる人を一人貸します」

というサービスではありません。

会社の中に散らばっている事務作業を拾い上げる。

手順を理解する。

ルールを残す。

スタッフ間で引き継げるようにする。

AIやシステムで効率化できるところは効率化する。

そして、

経営者や社員が、本来やるべき仕事へ戻れる状態をつくる。

グリーンサイト入力代行も、その一つです。

グリーンサイト入力代行を検討するとき、最初にやること

いきなり全部を外注する必要はありません。

まず一週間だけでも、

グリーンサイトに関係して自分や社員が何をしているか

を書き出してみてください。

「作業員情報を集めた」

「資格証を探した」

「入力した」

「不備を確認した」

「社員に聞いた」

「元請から連絡が来た」

「更新した」

という程度で構いません。

すると、

入力そのものよりも、その前後に多くの仕事が発生していることが見えてくるかもしれません。

そこから、

自社で判断する仕事。

外部へ任せられる仕事。

AIやシステムで減らせる仕事。

に分けていきます。

グリーンサイト入力代行のご相談について

未来来来株式会社では、単発の入力作業だけを見るのではなく、バックオフィス業務全体を見ながら、

「何を社内に残し、何を外へ出せるのか」

を整理するところから考えます。

グリーンサイトだけを外注したい。

安全書類も含めて相談したい。

建設事務全体を整理したい。

事務員を採用するべきか、外注するべきか迷っている。

そうした段階からご相談ください。

「何時間お願いするか」を決める前に、

まず、経営者や現場から何時間を取り戻せるのか。

私たちは、そこから一緒に考えます。ZOOMヒアリング　もしくは　当社の六本木ヒルズオフィスでの対面ヒアリングは無料になります。

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監修：未来来来株式会社 Bpaas Bussen Ops事業部
最終更新：2026年9月26日