ノベルティを発注するために、営業担当者の時間を使っていませんか？
「来月の展示会で配るノベルティを用意してほしい」
「イベントブースに設置するのぼりを発注してほしい」
「周年記念品を予算内で探してほしい」
企業では、このような仕事が突然発生します。
一見すると、インターネットで商品を探して注文するだけの簡単な仕事に思えるかもしれません。
しかし、実際には多くの確認や調整が必要です。
商品を探す。
サイズや仕様を確認する。
価格を比較する。
見積もりを取る。
ロゴや印刷データを準備する。
社内で承認を取る。
発注する。
納期を確認する。
届いた商品を確認する。
そして、これらの仕事を担当しているのは、必ずしも専任の購買担当者ではありません。
営業担当者。
総務担当者。
広報担当者。
あるいは経営者自身。
本来の仕事を抱えながら、ノベルティや販促物の発注まで行っている会社もあるのではないでしょうか。
未来来来株式会社は、企業のバックオフィス業務を支援するBPO会社です。
私たちは、ノベルティを作る仕事と、ノベルティを発注する仕事は別であると考えています。
今回は、実際に当社が受託したイベントブース用の「のぼり」の発注事例も交えながら、ノベルティ発注代行について考えてみます。
ノベルティ発注代行とは？
ノベルティ発注代行とは、企業が使用するノベルティや販促物について、商品調査、業者選定、見積取得、発注手続き、納期確認などの業務を外部へ委託することです。
対象となるものは、例えば次のような商品です。
| 用途 | 発注対象の例 |
|---|---|
| 展示会・イベント | のぼり、卓上POP、配布用バッグ、ノベルティ |
| 営業活動 | ボールペン、クリアファイル、メモ帳 |
| 周年記念 | 記念品、タンブラー、タオル |
| 採用イベント | 配布グッズ、説明会用の販促物 |
| 店舗販促 | のぼり、ポスター、キャンペーングッズ |
厳密には、のぼりやポスターは配布用のノベルティではなく、販促物に分類されます。
しかし、企業の発注担当者にとっては、どちらも「制作会社を探し、条件を確認し、注文する」という業務が発生します。
そのため、未来来来株式会社では、ノベルティと販促物の発注業務を、一連のバックオフィス業務として捉えることができると考えています。
実際にイベントブース用の「のぼり」の発注をお任せいただきました
未来来来株式会社では、実際にイベントブースで使用する「のぼり」の発注業務をご依頼いただいた経験があります。
のぼりは、イベント会場で企業やサービスを知ってもらうための販促物です。
しかし、イベントを開催・出展する企業にとって、のぼりを発注すること自体が目的ではありません。
本来の目的は、イベントを成功させること。
来場者に自社を知ってもらうこと。
商品やサービスの魅力を伝えること。
そして、新しい顧客や取引先との接点をつくることです。
その準備の中には、のぼりのような販促物を手配する仕事も含まれます。
当社が発注業務をご依頼いただいた経験から、改めて伝えたいことがあります。
販促物を使って成果を生み出す仕事と、販促物を発注する仕事は違う。
イベントの担当者が、すべての発注作業を自分で抱える必要はないのではないでしょうか。
※この事例は、当社が実際に受託した「のぼりの発注業務」を紹介するものです。具体的な業者比較の件数、制作工程、費用削減額、納期短縮など、確認できていない成果は記載していません。
ノベルティ制作会社と発注代行は何が違う？
ノベルティを用意したい場合、制作会社や印刷会社へ直接注文する方法があります。
これは一般的な方法であり、商品や仕様が決まっていれば効率的です。
一方、発注代行は、発注する企業側の仕事を支援するものです。
例えば、次のような違いがあります。
| 比較項目 | 制作会社・印刷会社 | 発注代行 |
|---|---|---|
| 主な役割 | 商品の製造・印刷・販売 | 発注者側の事務・調整を支援 |
| 商品の選定 | 自社取扱商品を中心に提案する場合がある | 条件に応じた候補調査を行う |
| 複数業者の比較 | 通常は自社の見積もりが中心 | 複数業者の比較を委託範囲にできる |
| 社内承認 | 発注者側で対応することが多い | 承認に必要な情報整理を支援 |
| 発注後の管理 | 自社商品の製造・配送を管理 | 発注者側の進行・納品確認を支援 |
ただし、制作会社によっては企画から納品まで一括対応しているため、すべての会社に当てはまる違いではありません。
大切なのは、商品を製造してもらいたいのか、発注に関する仕事そのものを減らしたいのかを明確にすることです。
ノベルティ発注で手間がかかるのは、注文ボタンを押す前
ノベルティの発注は、注文すること自体よりも、その前段階に手間がかかる場合があります。
例えば、展示会で300個のノベルティを配布したいとします。
まず、何を配るかを決めなければなりません。
ボールペンがよいのか。
エコバッグがよいのか。
クリアファイルがよいのか。
それぞれ価格も違います。
最小発注数量も違います。
名入れできる範囲も違います。
納期も違います。
さらに、商品単価が安くても、版代や印刷代、送料などを加えると予算を超えることがあります。
ここで必要なのは、単に商品を探すことではありません。
同じ条件で比較できる情報を揃えることです。
例えば、
- 使用目的と配布対象
- 必要数量と予算総額
- 使用日と納品期限
- 名入れの有無
- 納品場所
- 希望する品質や仕様
こうした条件を整理してから調査する方が、発注作業を進めやすくなります。
未来来来株式会社がBPOの視点から大切にしているのは、作業を引き受けることだけではありません。
仕事が途中で止まらないように、必要な情報を先に整えることです。
「一番安い業者を探す」だけでは十分ではない
例えば、同じようなノベルティを複数の業者で比較したとします。
A社は商品単価が安い。
B社は名入れ費用が含まれている。
C社は価格が高いものの、希望納期に対応できる。
この場合、どこへ発注すべきでしょうか。
単価だけでは決められません。
商品代金。
印刷代。
版代。
送料。
消費税。
納期。
品質。
追加費用。
こうした条件を揃えて比較する必要があります。
さらに、イベントで使用する商品であれば、納期に間に合わないことの影響も考えなければなりません。
発注代行の価値は、最安値の商品を見つけることだけではありません。
経営者や担当責任者が、必要な情報をもとに判断できる状態をつくることです。
のぼり・販促物の発注では、データと仕様の確認も必要
イベントブース用ののぼりやポスターなどを発注する場合、商品そのものの仕様確認も重要です。
例えば、のぼりであれば、
サイズ。
生地。
印刷方法。
片面・両面の仕様。
ポールやスタンドの有無。
設置場所。
必要数量。
納品先。
などを確認する必要があります。
また、ロゴや文字を印刷する場合は、入稿データの形式も関係します。
制作会社が指定するデータ形式で用意できているか。
印刷範囲に収まるか。
文字やロゴが小さすぎないか。
ブランドのルールに合っているか。
こうした確認が必要になる場合があります。
ただし、発注業務の管理と、デザインそのものの制作は別の仕事です。
デザインが必要な場合には、社内のデザイナーや制作会社など、適切な担当者との役割分担が必要です。
発注代行では、その間に発生する情報整理や連絡、進行管理を支援することが考えられます。
校正確認は外注できても、最終承認は明確にする
社名やロゴを印刷するノベルティでは、校正確認が重要です。
会社名の誤字。
URLの間違い。
イベントの日付。
ロゴの色や位置。
こうした内容に誤りがあれば、完成後に修正できない場合があります。
そのため、発注代行を利用する場合でも、誰が最終承認するのかを決めておく必要があります。
例えば、発注代行側が校正データを受け取る。
確認事項を整理する。
社内担当者が内容を確認する。
承認権限を持つ人が最終判断する。
その後、制作会社へ発注を確定する。
このように役割を分けます。
仕事を任せることと、会社としての判断を放棄することは違います。
判断に必要な情報を整理する仕事を外注することで、経営者や責任者は重要な判断に集中できます。
イベント用ノベルティは、納期から逆算して発注する
展示会やイベントで使用するノベルティには、使用日があります。
そのため、納期管理が重要です。
例えば、イベント当日に商品が届く予定では、搬入や仕分けが間に合わない可能性があります。
また、制作会社によっては、注文日ではなく、入稿データの確定日や校正承認日を基準に納期を計算する場合があります。
そこで、発注時には次のような日程を確認します。
商品選定の期限。
見積承認の期限。
入稿データの提出期限。
校正確認の期限。
発注確定日。
出荷予定日。
納品予定日。
イベント使用日。
発注代行では、制作会社へ注文するだけでなく、社内の確認や承認が遅れないようにすることも重要になります。
ただし、製造・配送の遅延を完全に防げるわけではありません。
余裕を持った日程と、遅延時の連絡・対応ルールを決めておくことが現実的です。
社内の「ちょっと発注しておいて」が、担当者の時間を奪っていないか
ノベルティや販促物の発注は、毎日発生する仕事ではないかもしれません。
しかし、発生するたびに誰かが対応しなければなりません。
営業担当者が展示会の準備をする。
総務担当者が周年記念品を探す。
広報担当者がイベント用の配布物を手配する。
経営者が自ら業者を検索する。
一件ごとの仕事は小さく見えます。
しかし、調査、比較、見積取得、確認、修正、発注、納期管理まで含めると、複数の工程があります。
しかも、担当者の本来の仕事は残ったままです。
専任者を採用するほどではない。しかし、誰かがやらなければならない。
こうした仕事は、BPOを検討する余地があります。
ノベルティ発注代行は、その一例です。
発注代行の費用は、商品代金と分けて考える
ノベルティ発注代行を利用する場合、料金の仕組みも確認しましょう。
例えば、商品代金とは別に代行費用を支払う方式があります。
また、商品代金にサービス費用が含まれる方式も考えられます。
重要なのは、何に対して、いくら支払うのかが分かることです。
商品代金。
印刷・加工費。
送料。
発注代行費用。
追加の修正・調整費用。
こうした費用を確認する必要があります。
さらに、誰が制作会社へ支払うのかも重要です。
発注企業が直接支払うのか。
代行会社が立て替えるのか。
代行会社から一括請求されるのか。
この違いによって、契約や経理処理も変わります。
外注する場合は、費用だけでなく、発注権限、キャンセル、返品、不良品対応などの責任分担も明確にしておく必要があります。
ノベルティを配布する場合は、景品表示法にも注意
ノベルティを配布する目的や条件によっては、景品表示法の確認が必要です。
消費者庁によると、一般消費者に対して取引に付随してもれなく提供する景品類は、原則として「総付景品」の規制対象になります。
総付景品の限度額は、原則として次のとおりです。
| 取引価額 | 景品類の最高額 |
|---|---|
| 1,000円未満 | 200円 |
| 1,000円以上 | 取引価額の20％ |
ただし、すべてのノベルティにこの規制が適用されるわけではありません。
取引との関係、配布対象、配布条件、業種別の規制などによって判断が異なります。
例えば、展示会で不特定多数に配布する販促品と、商品購入者へ提供する景品では、扱いが異なる場合があります。
発注代行を利用する場合でも、配布企画の適法性は、必要に応じて専門家へ確認することが重要です。
ノベルティ発注代行は、どんな企業に向いているのか
例えば、次のような企業では発注業務の外注を検討する価値があります。
展示会やイベントへの出展が多い会社。
店舗キャンペーンを定期的に行う会社。
周年記念品や販促品を準備する会社。
複数拠点で同じ販促物を使用する会社。
専任の購買・制作進行担当者がいない会社。
一方、商品も発注先も決まっていて、短時間で注文できるなら、無理に外注する必要はないかもしれません。
その場合は、発注手順を社内で標準化する方が合理的です。
外注すること自体が目的ではありません。
外注することで、社内の担当者が本来の仕事に集中できるかどうか。
そこが判断基準です。
「任せることからしか、はじまらない。」
未来来来株式会社では、仕事を外注することについて、もう一つ大切にしている考え方があります。
それは、自分ができる仕事と、自分がやるべき仕事は違うということです。
経営者がノベルティを探すことはできます。
営業担当者がのぼりを発注することもできます。
総務担当者が複数業者の見積もりを比較することもできます。
しかし、できるからといって、その人がやるべき仕事なのでしょうか。
自分より商品調査が得意な人がいるかもしれません。
自分より細かな確認が得意な人がいるかもしれません。
自分より発注手続きを正確に進められる人がいるかもしれません。
そうした人の力を借りることで、自分は本来の仕事に集中できます。
外注とは、自分より安く働く人を探すことだけではありません。
自分にはない能力を持つ人へ、仕事を任せることでもあります。
ノベルティ発注のような小さく見える仕事にも、その考え方は当てはまると思います。
ノベルティを発注する仕事まで、社内で抱える必要があるのか
ノベルティや販促物を用意する目的は、発注作業そのものではありません。
展示会で会社を知ってもらう。
お客様に喜んでもらう。
商品やサービスの魅力を伝える。
新しい取引先との接点をつくる。
そのためにノベルティや販促物があります。
しかし、商品選定や発注業務に時間を使いすぎて、本来の企画や営業活動に集中できなくなってしまう。
それでは本末転倒です。
販促物を作る仕事は、制作会社へ。
販促物を発注する仕事は、必要に応じてBPOへ。
販促物を使って成果を生む仕事は、本来の担当者へ。
この役割分担ができれば、ノベルティ発注は、担当者の負担を増やす仕事ではなく、企業の目的を実現するための業務へ変わっていくのではないでしょうか。
未来来来株式会社のノベルティ・販促物発注代行について
未来来来株式会社は、企業のバックオフィス業務を支援するBPO会社です。
当社では、実際にイベントブースで使用する「のぼり」の発注業務をご依頼いただいた経験があります。
ノベルティや販促物の発注についても、単に注文するだけでなく、商品調査、業者比較、見積取得、入稿に必要な情報の整理、校正確認の進行、発注手続き、納期確認などを、一連のバックオフィス業務として捉えています。
実際に対応できる範囲は、商品内容、数量、納期、制作会社との契約条件などを確認したうえで個別に判断します。
「展示会のノベルティを用意したいが、商品を探す時間がない」
「のぼりや販促物の発注を任せたい」
「営業担当者がイベント準備の事務作業まで抱えている」
そのような場合は、まず現在の発注業務を整理するところからご相談ください。
ノベルティを発注するために、経営者や営業担当者の時間を使い続ける必要があるのか。
私たちは、その問いから考えます。
参考資料
- 消費者庁「景品規制の概要」
- 消費者庁「総付景品について」
- 消費者庁「景品規制について」
- 国税庁「交際費等と広告宣伝費との区分」
監修：未来来来株式会社 Bpaas Bussen Ops事業部／最終更新：2026年11月10日
